Termes et conditions générales de vente GRIBBS EVENTS

ARTICLE 1 : OBJET, NATURE & CONDITIONS DE LA PRESTATION

La prestation décrite dans le contrat est celle vendue par le Prestataire au Client.

Celle-ci précise : la nature de l’intervention (Prestation Evènementielle), sa date, son amplitude horaire ainsi que le lieu d’intervention

D’autres détails peuvent y être précisés tels que la configuration ou le nombre d’intervenants, ainsi que certains moyens techniques.

1.1. PROGRAMME

Le programme (déroulé de l’événement) est théorique et sujet à de possibles modifications.

Il est établi en accord avec les souhaits du Client, et fait état du timing de l’événement et précise les conditions d’interventions de la prestation artistique commandée.

Celui-ci peut être amené à évoluer voire modifié par le Client lui-même (dans la limite des horaires validés ensemble).

1.2. DUREE

Le présent contrat lie le Client à son Prestataire pour la durée forfaitaire précisée dans le contrat.

Celle-ci inclut les temps de présence liés à la préparation de l’intervention (ex : installation du matériel, décor, maquillage, soundcheck …) ainsi que la prestation artistique et les pauses rafraichissement.

Les prestations ne peuvent en aucun cas être tronquées dans leur ensemble, sauf cas de force majeure, ou accord préalable entre le Client et le Prestataire.

Les temps de repas (à prévoir ou non selon s’ils sont précisés dans le contrat) sont inclus dans ce forfait.

Toute heure supplémentaire en dehors du forfait précisé est soumise à un coût additionnel pour le Client tel que détaillé à l’Article 2, Alinéa 2.

1.3. TECHNIQUE

Afin de garantir le succès et le bon déroulement de la prestation, le Prestataire veillera à fournir le matériel détaillé dans le contrat et uniquement celui-ci ainsi qu’à respecter les points techniques supplémentaires abordés.

En cas de besoins techniques spécifiques, le Client devra formuler la demande au Prestataire minimum 7 jours avant la réalisation de la prestation.

1.4. BRIEFING

Les conditions d’intervention de la prestation seront détaillées dans le contrat. 

Le Client donnera les dernières indications et éventuelles modifications de programme à l’arrivée du Prestataire.

Dans certains cas, le briefing pourra se faire directement sur place, sur le lieu Hôte (si possible)

ARTICLE 2 : CONDITIONS DE REGLEMENT & TARIF

2.1. REGLEMENT & MODALITES

En contrepartie de la réalisation des prestations artistiques et des prestations techniques, le Client versera au Prestataire, sous un délai de 30 jours, le montant de la facture correspondant à la prestation, déduction faite du montant de l’acompte versé à la signature du contrat.

2.2. HEURES SUPPLEMENTAIRES

Les heures supplémentaires demandées par le Client sont soumises à l’accord du Prestataire.
Celles-ci ne sont pas obligatoires et laissées à l’appréciation du Prestataire (selon ambiance globale, fatigue, trajet retour etc…)
Aucune heure supplémentaire ne sera accordée après 5H du matin.
Le coût additionnel dépend du caractère artistique de l’intervention, du nombre d’artistes, de l’heure à laquelle l’ajout est décidé. Sous réserve de l’accord du Client, le montant de cette prestation supplémentaire fera l’objet d’un avenant au contrat de base.

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’ACCUEIL & D’ORGANISATION

3.1. ACCUEIL et MISE EN PLACE

Le Client et l’Hôte s’engagent à accueillir le Prestataire (et ses éventuels accompagnants) dans les meilleures conditions possibles, de lui faciliter l’accès au lieu de prestation et ce dès son arrivée, et de lui permettre l’accès à tout lieu nécessaire au bon déroulement de la soirée (lieu de prestation, régie, vestiaire, local technique etc…) et en lui donnant les clés ou badges d’accès nécessaires.

A l’arrivée du Prestataire, le Client (et éventuellement l’Hôte) donnera ses dernières consignes sur le déroulement de la prestation.

IMPORTANT : Seul le contact référent du Prestataire (Client qui l’a engagé pour cette mission) est autorisé à donner des instructions (ambiance et direction musicale, volume, programme, changements durant l’événement …)

3.2. LOGE

Dans la mesure du possible, il est demandé au Client de mettre à disposition du Prestataire (et ses éventuels accompagnants) un espace personnel et sécurisé ou « Loge », à des fins de changement, dépôt matériel et d’affaires lors de la prestation.

Il est demandé que celle-ci ne soit pas ouverte au public et puisse être uniquement accessible au Prestataire. Ce local doit pouvoir être fermé à clef.

Dans le cas où la loge est fournie, et que le Prestataire dispose des clés, alors les affaires qui y sont déposées restent sous la responsabilité du Prestataire.

NB : les toilettes et locaux sans électricité ou de type « réserve » ne sont pas considérés comme des « loges » acceptables.

3.3. VOYAGE – HEBERGEMENT – REPAS

Les conditions de VHR étant spécifiques à chaque intervention, celles-ci sont précisées dans le contrat. Elles sont valables pour le Management / Techniciens et tous leurs éventuels accompagnants nécessaires à la réalisation de la prestation.

  • Voyage

Les conditions de voyage sont propres à chaque intervention artistique, et déterminées selon les conditions suivantes :

– Lieu de départ / Lieu de prestation / Moyen de Transport (Auto – Train – Avion …) / Nombre d’artistes intervenant / Matériel technique à transporter…

Dans certains cas (Trajet < 1h) les déplacements A-R peuvent-être inclus dans l’offre globale, ou pris en charge par le Prestataire.

  • Hébergement

Les conditions d’hébergement sont propres à chaque prestation, et déterminées selon les conditions suivantes :

– Distance du lieu de résidence de l’artiste / heure d’intervention

Dans certains cas l’hébergement peut être optionnel, inclus dans l’offre globale, ou pris en charge par le Prestataire.

  • Repas

Les boissons et repas (ou « rafraichissements ») sont à la charge exclusive du Client ou de l’Hôte accueillant la prestation.

Les conditions de repas sont propres à chaque intervenant (religion, régime alimentaire, besoins énergétiques …) et sont précisées sur le contrat du Client pour chacun d’entre eux (si renseignées au préalable)

Les repas sont possibles sous forme de buffet / cocktail de préférence ou identiques à celui des convives. Les plateaux repas ne sont pas acceptés.

Les boissons non-alcoolisées sont à la charge du Client ou de l’Hôte (à discrétion pendant toute la durée de la prestation) / Les boissons alcoolisées sont tolérées dans une certaine mesure et soumises à l’appréciation du Client ou lieu Hôte.

ARTICLE 4 : SECURITE & CONDITIONS DE PRESTATION

4.1. LIEU DE LA PRESTATION (Hôte)

Le Client / Hôte s’engage à accueillir dans des conditions respectables de sécurité et d’hygiène le Prestataire et ses éventuels accompagnants, en règle avec la législation et normes en vigueur dans le pays d’accueil et veillera au strict respect des règles suivantes.
Le Client / Hôte fournira à ce titre tous les outils nécessaires au bon déroulement de la prestation et reste seul responsable de la sécurité du Prestataire et de ses accompagnants, ainsi que de leurs effets personnels, dès lors que ceux-ci pénètrent sur les lieux de la prestation et ce, pendant toute la durée de la prestation.
Il est demandé au Client par le Prestataire de s’assurer que le lieu Hôte est bien couvert par une assurance spécifique à l’organisation d’événements (ou d’en prendre à sa charge les frais afférents).
La sécurité du Prestataire, de ses éventuels accompagnants, de leurs effets personnels et du matériel de prestation doivent être assurés durant toute leur présence.
Le Prestataire décline toute responsabilité en cas de sinistre indépendant de sa volonté, qu’il soit lié ou non à la prestation artistique, si le Client (ou Hôte) n’a pas respecté ces conditions.

NB : Espace scénique / Loge / Lieu de prestation
Les boissons ne sont pas admises directement près du matériel technique afin d’éviter tout dégât matériel (verres renversés ou brisés etc…) et doivent être disposées à au moins 1m d’écart ou à l’arrière des installations, ainsi que les cigarettes et cendriers, aux abords de cet espace, si l’endroit est fumeur.
Tout dégât causé sur le matériel de prestation pourra faire l’objet d’une facturation en sus (réparation, remplacement…) si le Client ou l’Hôte ne parvenaient pas à faire respecter ces règles.

4.2. RESPONSABILITE

Le Client / Hôte est responsable du comportement moral et physique de leurs convives en cas de litige opposant l’un d’eux au Prestataire et/ou ses accompagnants.
Dans le cas où l’un ou plusieurs des convives venaient à perturber le bon fonctionnement de la prestation ou venaient à menacer l’intégrité physique du Prestataire et/ou de ses accompagnants, et que le Client / Hôte ne pourraient y remédier, la prestation pourrait être écourtée, voire annulée.

ARTICLE 5 : CLAUSES SPECIFIQUES (Cas de Force Majeure / Report / Annulation)

5.1. ANNULATION POUR CAS DE FORCE MAJEURE & REMBOURSEMENTS

Le cas de force majeure tel que défini dans le code civil correspond à tout événement « extérieur » aux signataires du présent contrat, « imprévisible » dans la survenance de son événement, et irrésistible dans ses effets (que l’on ne peut surmonter)

  • Prestataire

En cas d’impossibilité d’assurer la prestation pour cas de force majeure (parmi les cas suivants)

– Décès d’un membre proche de sa famille

– Accident grave nécessitant une hospitalisation ou handicapant de manière grave le Prestataire dans sa prestation

– Maladie grave nécessitant une hospitalisation ou handicapant de manière grave le Prestataire dans sa prestation

– Problème de transport (Des conditions climatiques, phénomènes météorologiques ou naturels extrêmes, des annulations de transports, liés à des grèves ou non, et ne permettant pas de sortir d’un pays ou dont le trajet serait supérieur, dans le même pays, à 200km entre l’intervenant et le lieu de prestation)

– Autres phénomènes naturels exceptionnels (appelés « Catastrophes »)

– Menace à l’intégrité morale ou physique (Détention, Prise d’Otage…)

– Pandémie liée à un virus (COVID-19, etc…) ne permettant pas la tenue de l’événement dans de bonnes conditions.

Dans ces circonstances, le Prestataire fera son possible pour trouver une solution de remplacement afin d’assurer la prestation pour laquelle il a été engagé. Si aucune solution n’est trouvée, le montant de l’acompte sera restitué au Client, déduction faite des frais réellement engagés par le Prestataire.

  • Client / Hôte

Dans le cas où le Client (ou l’Hôte selon les cas) était lui-même touché par un cas de force majeure, le contrat le liant au Prestataire stipule qu’un report de l’événement sera effectué (dans le cas où ce report est possible), OU qu’un dédommagement de 50% de la somme globale sera effectué.

5.2. ANNULATION POUR CAUSE AUTRE (NON JUSTIFIEE)

Pour une raison autre qu’un cas de force majeure, si le Client (ou l’Hôte selon les cas) venait à annuler son événement sans justification, l’acompte versé au titre du contrat restera irrévocablement acquis au Prestataire.

REPORT
En cas d’annulation pour cas de force majeure, il sera décidé conjointement entre le Client et le Prestataire, et selon leurs disponibilités respectives, de reporter l’événement à une date ultérieure, aux conditions identiques énoncées dans ce contrat.

ARTICLE 6 : RUPTURE DE CONTRAT

Ce contrat pourra être rompu à tout moment par le Prestataire uniquement en cas de manquement grave aux conditions énoncées dans ce contrat par le Client ainsi que dans les cas suivants :

  • Dans le cas où leur intégrité physique et/ou morale, serait mise en péril (insultes, violences, comportements menaçant et/ou dangereux de la part des convives, du Client lui-même…)
  • Dans le cas de dégradations volontaires de leur matériel ou de celui mis à leur disposition, rendant ainsi impossible la prestation
  • Dans le cas où le Client lui-même ne respectait pas les clauses du présent contrat

Le Prestataire pourra alors mettre fin immédiatement à son contrat et quitter les lieux de la prestation et exiger ainsi le restant des sommes dues en totalité, si celles-ci n’ont pas réglées préalablement.

(Toute rupture de contrat sera soumise à justification et engagera juridiquement la responsabilité de la partie ayant mis un terme à la réalisation de la prestation)

ARTICLE 7 : CLAUSES GENERALES

7.1. MODIFICATION DU CONTRAT

Aucune modification du contrat ne pourra être faite sans acceptation expresse du Prestataire. L’éventuelle modification du contrat ne sera valide qu’après signature par le Prestataire et le Client, ou ses représentants légaux. Cette modification sera considérée comme un avenant au contrat initial.

7.2. ACCEPTATION ET VALIDATION

La signature du contrat vaut acceptation totale par le Client de tous les termes des présentes conditions générales de l’agence GRIBBS EVENTS.